Was ist ein Whistleblower?

Der Begriff stammt aus dem Englischen und meint wörtlich jemanden, der in eine Pfeife bläst – ein Bild aus dem Sport, wo der Schiedsrichter damit ein Foul anzeigt. Im deutschen Recht heißt diese Person hinweisgebende Person, und seit dem Hinweisgeberschutzgesetz von 2023 steht sie unter besonderem Schutz.

Dieser Beitrag erklärt, wer als Whistleblower gilt, unter welchen Voraussetzungen der Schutz greift und was daraus für Unternehmen folgt.

Wer als hinweisgebende Person gilt

Erfasst sind Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen.

Der Kreis ist weiter, als viele annehmen. Er umfasst nicht nur Angestellte, sondern auch Auszubildende, Leiharbeitnehmer, Beamte, Selbstständige, Anteilseigner, Mitglieder von Leitungs- und Aufsichtsorganen sowie Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat. Auch Beschäftigte von Lieferanten und Auftragnehmern können dazugehören.

Entscheidend ist der berufliche Zusammenhang, nicht der Arbeitsvertrag.

Was kann über einen Meldekanal gemeldet werden?

Nicht jeder Ärger im Betrieb fällt unter das Gesetz. Der sachliche Anwendungsbereich erfasst Verstöße gegen bestimmte Vorschriften – unter anderem aus dem Straf- und Bußgeldrecht, soweit Leben, Leib, Gesundheit oder die Rechte von Beschäftigten geschützt sind, sowie aus zahlreichen europäisch geprägten Bereichen wie Umwelt-, Produkt- und Lebensmittelsicherheit, Vergabe, Finanzdienstleistungen und Datenschutz.

Persönliche Konflikte, Unzufriedenheit mit Entscheidungen oder Meinungsverschiedenheiten über die Arbeitsorganisation gehören nicht dazu. Das ist für Unternehmen wichtig: Der Meldekanal ist kein Beschwerdebriefkasten – auch wenn er in der Praxis gelegentlich so genutzt wird.

Welche Voraussetzungen gelten für den Schutz?

Zwei Punkte entscheiden darüber, ob eine hinweisgebende Person geschützt ist.

Hinreichender Grund zur Annahme. Sie muss zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Eine Meldung, die sich später als unbegründet herausstellt, ist damit nicht automatisch schutzlos – wer wissentlich Falsches meldet, verliert den Schutz jedoch.

Der richtige Weg. Geschützt sind Meldungen an eine interne oder an eine externe Meldestelle. Das Gesetz stellt beide Wege grundsätzlich gleichrangig nebeneinander, empfiehlt aber, den internen Weg zu bevorzugen, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann. Eine Offenlegung gegenüber der Öffentlichkeit ist nur unter engeren Voraussetzungen geschützt.

Für Unternehmen folgt daraus ein handfester Anreiz: Wer einen funktionierenden internen Kanal anbietet, erfährt zuerst von Problemen – und behält die Möglichkeit, sie zu lösen, bevor eine Behörde oder die Presse davon erfährt.

Der Schutz vor Repressalien

Das Herzstück des Gesetzes steht in § 36 HinSchG: Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind verboten – ausdrücklich auch deren Androhung und der Versuch.

Hinzu kommt eine Beweislastumkehr. Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. Widerlegen muss das der Arbeitgeber: Er trägt die Beweislast dafür, dass die Maßnahme auf hinreichend gerechtfertigten Gründen beruhte oder nicht auf der Meldung.

Als Repressalie kommt alles in Betracht, was benachteiligt – Kündigung, Abmahnung, Versetzung, Nichtbeförderung, Entzug von Aufgaben, aber auch subtilere Formen wie der Ausschluss aus Besprechungen.

Die Beweislastumkehr ist der Grund, warum Personalentscheidungen nach einer Meldung eine Begründung brauchen, die vorher entstanden und dokumentiert ist.

Der Weg an die Öffentlichkeit

Die Offenlegung – also der Gang an Presse oder Öffentlichkeit – ist der Ausnahmefall, und § 32 HinSchG umreißt ihn eng. Geschützt ist sie in zwei Konstellationen.

Die erste ist der Regelfall nach erfolgloser externer Meldung: Die hinweisgebende Person hat zunächst extern gemeldet, und die zuständige Stelle hat innerhalb der Fristen keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen oder keine Rückmeldung gegeben.

Die zweite verzichtet auf diesen Vorlauf, wenn hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellt, dass im Fall einer externen Meldung Repressalien zu befürchten sind oder dass Beweismittel unterdrückt oder vernichtet werden könnten.

Der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit, weil er sich unmittelbar aus dem Verhalten des Unternehmens speist. Wer nach einer internen Meldung Unterlagen zurückhält, liefert das Argument dafür, dass der nächste Schritt an der Behörde vorbei geht.

Umgekehrt gilt: Das Offenlegen unrichtiger Informationen ist nach § 32 Abs. 2 HinSchG verboten und nicht geschützt.

Was ein Verstoß kostet

§ 40 HinSchG stellt mehrere Verhaltensweisen unter Bußgeld, und die Staffelung ist aufschlussreich:

• Bis 50.000 Euro für das Behindern einer Meldung, für Repressalien und für die vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Vertraulichkeit. Auch der Versuch ist erfasst.
• Bis 20.000 Euro für das Fehlen einer internen Meldestelle sowie für das wissentliche Offenlegen unrichtiger Informationen.
• Bis 10.000 Euro für die fahrlässige Verletzung der Vertraulichkeit.

Die höchste Stufe trifft nicht das Versäumnis, sondern die Reaktion. Eine nicht eingerichtete Meldestelle ist mit 20.000 Euro bewehrt; wer eine Meldung behindert oder die Identität preisgibt, riskiert das Zweieinhalbfache.

Das ist keine Nebensächlichkeit für die Ausgestaltung: Der teuerste Fehler ist eine Meldestelle, in der zu viele Personen mitlesen.

Was Unternehmen daraus folgt

Ab 50 Beschäftigten ist eine interne Meldestelle einzurichten (§ 12 Abs. 2 HinSchG); für Wertpapierfirmen, Banken, Versicherungen und Zahlungsdienstleister gilt die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl.

Die Fristen laufen ab Eingang. Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen, Rückmeldung über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen binnen drei Monaten ab dieser Bestätigung (§ 17 HinSchG).

Die Vertraulichkeit ist zu wahren. Die Identität der hinweisgebenden Person darf grundsätzlich nur den mit der Bearbeitung betrauten Personen bekannt werden.

Und die Dokumentation endet. Sie ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen (§ 11 HinSchG).

Unter der Schwelle von 50 Beschäftigten besteht keine Pflicht – der Schutz der hinweisgebenden Person und ihr Weg zur externen Meldestelle bestehen trotzdem. Ein freiwilliger interner Kanal ist deshalb kein vorgezogener Aufwand, sondern die Entscheidung darüber, wo Sie von Problemen erfahren. Welche Anforderungen ein solcher Kanal erfüllen sollte, behandelt der Beitrag zur Meldesoftware für Hinweisgeber.

Sie möchten die Meldestelle nicht selbst führen? Wir übernehmen sie vollständig ausgelagert oder stellen den digitalen Meldekanal. Was Sie brauchen, klärt der kostenlose Meldekanal-Check – und was es kostet, stellen Sie sich im Meldestellen-Konfigurator zusammen.