Betriebsanweisung erstellen: Wann sie Pflicht ist und was hineingehört
Für Gefahrstoffe, Biostoffe und viele Arbeitsmittel ist eine Betriebsanweisung Pflicht. Welche Vorschrift sie verlangt, welche 7 Abschnitte hineingehören und wie sie wirkt.
Die Betriebsanweisung ist das Dokument, das im Betrieb am häufigsten an der Wand hängt und am seltensten gelesen wird. Dabei ist sie für Gefahrstoffe, biologische Arbeitsstoffe und viele Maschinen keine Empfehlung, sondern eine Pflicht mit klarer Rechtsgrundlage. Und sie ist der Text, aus dem die jährliche Unterweisung ihre Inhalte bezieht.
Was eine Betriebsanweisung ist
Eine Betriebsanweisung ist eine schriftliche, arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogene Anweisung des Arbeitgebers an die Beschäftigten. Sie beschreibt, welche Gefahren mit einer Tätigkeit, einem Stoff oder einem Arbeitsmittel verbunden sind, welche Schutzmaßnahmen gelten und wie sich Beschäftigte bei Störungen und Unfällen verhalten.
Sie unterscheidet sich von zwei Dokumenten, mit denen sie oft verwechselt wird. Die Betriebsanleitung kommt vom Hersteller und beschreibt das Produkt; sie ist eine Quelle für die Betriebsanweisung, ersetzt sie aber nicht, weil sie die Bedingungen im konkreten Betrieb nicht kennt. Die Unterweisung ist die mündliche Vermittlung an die Beschäftigten; die Betriebsanweisung ist ihre schriftliche Grundlage.
Wann sie Pflicht ist
Das Arbeitsschutzgesetz selbst kennt den Begriff nicht. Die Pflicht steht in den Verordnungen:
Gefahrstoffe. § 14 Abs. 1 GefStoffV verlangt, dass der Arbeitgeber sicherstellt, dass den Beschäftigten eine schriftliche Betriebsanweisung zugänglich gemacht wird, die den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung Rechnung trägt. Sie muss in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache abgefasst sein und Informationen zu den Gefahrstoffen, zu Schutzmaßnahmen, Verhaltensregeln und zum Verhalten im Gefahrfall enthalten. Betroffen ist jeder Betrieb, in dem mit Gefahrstoffen gearbeitet wird, und das schließt Reinigungsmittel, Lösemittel, Lacke und Desinfektionsmittel ein.
Biologische Arbeitsstoffe. § 14 BioStoffV verlangt Entsprechendes für Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen, etwa in Laboren, in der Abfallwirtschaft, in Kläranlagen und in Teilen des Gesundheitswesens.
Arbeitsmittel. § 12 Abs. 2 BetrSichV verpflichtet den Arbeitgeber, den Beschäftigten die erforderlichen Informationen in verständlicher Form und Sprache zur Verfügung zu stellen, soweit die Gefährdungsbeurteilung das erfordert. Für Maschinen, Anlagen und Geräte mit besonderen Gefährdungen ist die Betriebsanweisung der übliche Weg. Ob sie für ein einzelnes Arbeitsmittel nötig ist, entscheidet die Gefährdungsbeurteilung, nicht das Bauchgefühl.
Hinzu kommen Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften, die für einzelne Bereiche eigene Betriebsanweisungen verlangen.
Ohne Gefährdungsbeurteilung gibt es keine belastbare Betriebsanweisung. Sie beantwortet erst die Frage, welche Gefahren überhaupt zu beschreiben sind.
Die 7 Abschnitte
Ein Format hat sich über alle Bereiche hinweg durchgesetzt, das auf den Handlungshilfen der Unfallversicherungsträger beruht. Es gliedert die Anweisung in 7 Abschnitte, jeweils mit Piktogrammen:
- Anwendungsbereich. Für welche Tätigkeit, welchen Stoff, welches Arbeitsmittel und welchen Bereich gilt die Anweisung?
- Gefahren für Mensch und Umwelt. Was kann passieren: Verletzung, Verätzung, Brand, Explosion, Vergiftung, Absturz, Quetschung?
- Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln. Technische Maßnahmen, organisatorische Regeln, persönliche Schutzausrüstung, Hygiene.
- Verhalten bei Störungen. Was ist zu tun, wenn die Maschine blockiert, ein Behälter leckt, die Absaugung ausfällt?
- Verhalten bei Unfällen, Erste Hilfe. Notruf, Ersthelfer, Maßnahmen bei Haut- und Augenkontakt, Verhalten bei Brand.
- Instandhaltung. Wer darf warten, reparieren, reinigen, und unter welchen Bedingungen?
- Folgen der Nichtbeachtung. Bei Gefahrstoffen zusätzlich: sachgerechte Entsorgung.
Für Gefahrstoffe ist die Gliederung durch die TRGS 555 vorgezeichnet, für Maschinen durch die DGUV Information 211-010. Die Farbe des Rahmens hat sich ebenfalls eingebürgert: orange für Gefahrstoffe, blau für Maschinen und Arbeitsmittel, grün für biologische Arbeitsstoffe.
Form und Sprache
Drei Anforderungen gelten für jede Betriebsanweisung:
Schriftlich und zugänglich. Sie muss dort verfügbar sein, wo gearbeitet wird: als Aushang an der Maschine, im Gefahrstofflager, in der Werkstatt. Eine Datei im Laufwerk der Personalabteilung erfüllt die Pflicht nicht.
Verständlich. Kurze Sätze, konkrete Anweisungen, Piktogramme. Der Beschäftigte muss ohne Vorkenntnisse erkennen, was er tun und lassen soll. Wer Beschäftigte ohne ausreichende Deutschkenntnisse hat, braucht eine Übersetzung oder eine Fassung, die über Piktogramme verständlich ist.
Betriebsbezogen. Eine Betriebsanweisung, die aus einem Sicherheitsdatenblatt abgeschrieben wurde, beschreibt den Stoff, nicht die Tätigkeit. Sie muss sagen, wie in diesem Betrieb, an diesem Arbeitsplatz, mit diesem Stoff umgegangen wird.
Die Anweisung wird von der verantwortlichen Person unterschrieben und datiert. Ohne Datum lässt sich im Prüfungsfall nicht belegen, dass sie zum Zeitpunkt eines Unfalls galt.
Betriebsanweisung und Unterweisung
Die Betriebsanweisung ist Pflicht, die Unterweisung ist Pflicht, und das eine ersetzt das andere nicht. § 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt, dass die Beschäftigten anhand der Betriebsanweisung mündlich unterwiesen werden, vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich. Die Anweisung ist damit der Lehrtext, die Unterweisung der Vortrag, und die Teilnahmeliste der Nachweis.
Wer die Anweisung an die Wand hängt und die Unterweisung auslässt, hat die halbe Pflicht erfüllt. Wer unterweist, ohne dass eine Anweisung existiert, unterweist ohne verbindlichen Inhalt.
Vorlagen
Die Berufsgenossenschaften stellen für ihre Branchen Musterbetriebsanweisungen bereit, viele davon stoff- oder maschinenbezogen. Sie sind der beste Ausgangspunkt, weil Gliederung, Piktogramme und die typischen Gefahren bereits stimmen.
Eine Vorlage ist aber nur der Rohbau. Anwendungsbereich, Schutzmaßnahmen, Ansprechpartner und Notrufnummern müssen auf den Betrieb angepasst werden. Eine Musteranweisung mit dem Platzhalter „Firma XY” im Kopf ist bei einer Begehung ein Hinweis darauf, dass niemand sie gelesen hat.
Die häufigsten Fehler
Es gibt keine. In vielen kleinen Betrieben existieren Betriebsanweisungen weder für die Reinigungschemie noch für die Kreissäge, weil die Pflicht als Thema der Industrie gilt.
Sie ist veraltet. Der Stoff wurde gewechselt, die Anweisung nicht. Sicherheitsdatenblätter ändern sich, Gefährdungseinstufungen auch.
Sie ist unverständlich. Fachsprache aus dem Sicherheitsdatenblatt, keine Piktogramme, keine konkrete Handlungsanweisung.
Sie hängt nicht dort, wo gearbeitet wird. Im Ordner der Geschäftsführung erfüllt sie ihren Zweck nicht.
Sie ist nicht Grundlage der Unterweisung. Unterweisung und Anweisung laufen nebeneinander her und widersprechen sich im Zweifel.
Sie wollen Ihre Betriebsanweisungen prüfen oder für neue Arbeitsmittel und Stoffe erstellen lassen? Unsere Fachkraft für Arbeitssicherheit leitet sie aus der Gefährdungsbeurteilung ab und bereitet die dazugehörige Unterweisung vor. Welche Pflichten in Ihrem Betrieb offen sind, zeigt der kostenlose Arbeitsschutz-Check in unter einer Minute.
Häufige Fragen
Für welche Tätigkeiten ist eine Betriebsanweisung Pflicht?
Ausdrücklich für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen (§ 14 GefStoffV) und mit biologischen Arbeitsstoffen (§ 14 BioStoffV) sowie für die Verwendung von Arbeitsmitteln, wenn die Gefährdungsbeurteilung das erfordert (§ 12 BetrSichV). Praktisch betrifft das Maschinen, Anlagen und Geräte mit besonderen Gefährdungen.
Wer erstellt die Betriebsanweisung?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er kann die Erstellung auf Führungskräfte übertragen, die den Arbeitsbereich kennen, und wird von der Fachkraft für Arbeitssicherheit beraten. Die Anweisung muss auf die Verhältnisse im Betrieb zugeschnitten sein, eine Herstellerangabe oder eine Mustervorlage genügt nicht.
In welcher Sprache muss die Betriebsanweisung verfasst sein?
In einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache. Wer Beschäftigte ohne ausreichende Deutschkenntnisse hat, muss die Anweisung übersetzen oder mit Piktogrammen so gestalten, dass sie verstanden wird. Die Gefahrstoffverordnung verlangt das ausdrücklich.
Wie oft muss eine Betriebsanweisung aktualisiert werden?
Bei jeder wesentlichen Änderung der Arbeitsbedingungen, etwa bei neuen Stoffen, geänderten Verfahren, neuen Erkenntnissen aus Unfällen oder aktualisierten Sicherheitsdatenblättern. Ein fester Turnus ist nicht vorgeschrieben; eine jährliche Durchsicht zusammen mit der Gefährdungsbeurteilung hat sich bewährt.
Klären Sie, welche Pflichten für Sie gelten
In unter einer Minute wissen Sie, wo Ihr Unternehmen steht – oder sprechen Sie direkt mit uns.
Weiterlesen & vertiefen