Gefährdungsbeurteilung: Pflicht, Ablauf und Dokumentation nach § 5 ArbSchG
Ab dem ersten Beschäftigten Pflicht: Wer die Gefährdungsbeurteilung erstellt, was hineingehört, wann sie zu aktualisieren ist und wie Sie sie dokumentieren.
Die Gefährdungsbeurteilung ist die Grundpflicht des betrieblichen Arbeitsschutzes. Alle anderen Pflichten bauen auf ihr auf: Welche Unterweisungen nötig sind, welche Schutzausrüstung beschafft wird, welche arbeitsmedizinische Vorsorge angeboten werden muss und wie viel Betreuung der Betrieb braucht, ergibt sich aus ihr. Wer sie nicht hat, kann die übrigen Pflichten nur raten.
Sie ist zugleich das Dokument, das die Berufsgenossenschaft und die Arbeitsschutzbehörde im Prüfungsfall zuerst sehen wollen, und nach einem Unfall die Frage, an der sich entscheidet, ob der Arbeitgeber seine Sorgfaltspflicht erfüllt hat.
Was § 5 ArbSchG verlangt
Nach § 5 Abs. 1 des Arbeitsschutzgesetzes hat der Arbeitgeber durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die Beurteilung ist je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen; bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit.
Absatz 3 nennt, woraus sich eine Gefährdung insbesondere ergeben kann:
- die Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,
- physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,
- die Gestaltung, Auswahl und der Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie der Umgang damit,
- die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,
- unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten,
- psychische Belastungen bei der Arbeit.
Der letzte Punkt steht seit 2013 im Gesetz und fehlt trotzdem in den meisten Beurteilungen kleiner und mittlerer Betriebe. Wie die psychische Gefährdungsbeurteilung praktisch abläuft, behandelt ein eigener Beitrag.
Für wen die Pflicht gilt
Für jeden Arbeitgeber ab dem ersten Beschäftigten. Beschäftigte im Sinne des Gesetzes sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende, arbeitnehmerähnliche Personen und Beamte (§ 2 Abs. 2 ArbSchG). Geringfügig Beschäftigte zählen mit, Praktikanten ebenso. Eine Untergrenze gibt es nicht.
Eine Sonderregel gilt für den Mutterschutz: Nach § 10 MuSchG ist für jede Tätigkeit zu beurteilen, ob sie eine schwangere oder stillende Frau gefährden würde, und zwar anlassunabhängig, also bevor eine Schwangerschaft gemeldet wird. Was dabei zu beachten ist, erklärt der Beitrag zur Gefährdungsbeurteilung bei Schwangerschaft.
Wer sie erstellt
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er muss die Beurteilung nicht selbst durchführen, sondern kann sie nach § 13 Abs. 2 ArbSchG zuverlässigen und fachkundigen Personen übertragen. Fachlich beraten ihn dabei die Fachkraft für Arbeitssicherheit (§ 6 ASiG) und der Betriebsarzt (§ 3 ASiG). Beide sollen die Beurteilung begleiten, nicht ersetzen: Wer die Arbeitsplätze kennt, sind die Führungskräfte und die Beschäftigten selbst.
Die Verantwortung bleibt in jedem Fall beim Arbeitgeber. Ein externer Dienstleister, der die Beurteilung erstellt, entlastet ihn von der Arbeit, nicht von der Haftung.
Der Ablauf in 7 Schritten
Der bewährte Ablauf, den auch die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie beschreibt, umfasst 7 Schritte:
- Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen. Welche Bereiche gibt es, welche Tätigkeiten werden dort ausgeübt, welche lassen sich zusammenfassen?
- Gefährdungen ermitteln. Je Tätigkeit systematisch durchgehen: mechanisch, elektrisch, Gefahrstoffe, biologische Arbeitsstoffe, Brand und Explosion, Lärm, Klima, Ergonomie, psychische Belastung, Arbeitsorganisation.
- Gefährdungen beurteilen. Wie wahrscheinlich ist ein Schaden, wie schwer wäre er? Daraus folgt, wo Handlungsbedarf besteht.
- Maßnahmen festlegen. In der Rangfolge des § 4 ArbSchG: Gefahr an der Quelle beseitigen, technische vor organisatorischen vor personenbezogenen Maßnahmen.
- Maßnahmen durchführen. Mit Verantwortlichem und Termin.
- Wirksamkeit überprüfen. § 3 Abs. 1 ArbSchG verlangt, die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
- Fortschreiben. Bei Änderungen im Betrieb und nach neuen Erkenntnissen.
Wie jeder Schritt im Einzelnen aussieht, führt unser Whitepaper Gefährdungsbeurteilung Schritt für Schritt aus.
Wann sie zu aktualisieren ist
Das Arbeitsschutzgesetz nennt keinen festen Turnus. Die Beurteilung ist aktuell zu halten und fortzuschreiben, wenn sich die Verhältnisse wesentlich ändern:
- neue oder geänderte Tätigkeiten, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe oder Arbeitsverfahren,
- Umbauten und neue Arbeitsplätze,
- nach Unfällen, Beinaheunfällen und Berufskrankheiten,
- bei neuen Erkenntnissen, etwa geänderten Vorschriften oder Ergebnissen der arbeitsmedizinischen Vorsorge.
Einzelne Verordnungen sind konkreter. Die Gefahrstoffverordnung verlangt in § 6, die Beurteilung regelmäßig zu überprüfen, die Betriebssicherheitsverordnung in § 3, sie bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren. Eine jährliche Überprüfung mit Datum und Unterschrift hat sich als Nachweis bewährt, auch dort, wo das Gesetz sie nicht ausdrücklich verlangt; sie ist zugleich ein sinnvoller Tagesordnungspunkt für den Arbeitsschutzausschuss.
Die Dokumentation nach § 6 ArbSchG
Der Arbeitgeber muss über Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Die frühere Ausnahme für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten wurde 2013 gestrichen; seither gilt die Dokumentationspflicht für alle, wobei sich der Umfang nach Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten richtet.
Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Papier, Tabelle oder Software sind gleichermaßen zulässig, solange die drei Inhalte erkennbar sind und sich nachvollziehen lässt, wann die Beurteilung erstellt und zuletzt überprüft wurde. Bei gleichartiger Gefährdungssituation genügt die Dokumentation eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit.
Was in der Praxis fehlt, ist selten die Beurteilung selbst, sondern der dritte Teil: die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Maßnahmenliste ohne Erledigungsvermerk ist im Prüfungsfall nur der halbe Nachweis.
Vorlagen und Handlungshilfen
Die Berufsgenossenschaften stellen für ihre Branchen kostenlose Handlungshilfen bereit, die die typischen Gefährdungen des Wirtschaftszweigs bereits enthalten. Sie sind der beste Ausgangspunkt, weil sie zur Betriebsart passen.
Eine Vorlage ist aber nur ein Gerüst. Die Beurteilung muss die tatsächlichen Arbeitsplätze abbilden. Eine übernommene Mustervorlage, in der Gefährdungen stehen, die es im Betrieb nicht gibt, und die solche verschweigt, die es gibt, erfüllt die Pflicht nicht und fällt bei einer Begehung sofort auf.
Was bei einer fehlenden Gefährdungsbeurteilung droht
Die Aufsichtsbehörde kann nach § 22 Abs. 3 ArbSchG anordnen, die Beurteilung nachzuholen, und die Anordnung mit Frist durchsetzen; wer ihr nicht nachkommt, handelt ordnungswidrig (§ 25 ArbSchG). Einzelne Verordnungen, etwa die Gefahrstoff- und die Betriebssicherheitsverordnung, stellen die fehlende Beurteilung unmittelbar unter Bußgeld.
Schwerer wiegt der Unfall: Kommt ein Beschäftigter zu Schaden und fehlt die Beurteilung, steht der Vorwurf im Raum, der Arbeitgeber habe die Gefahr nicht einmal ermittelt. Die Berufsgenossenschaft kann bei grober Fahrlässigkeit Regress nehmen (§ 110 SGB VII), und wird durch die Missachtung vorsätzlich Leben oder Gesundheit gefährdet, ist § 26 ArbSchG eine Strafvorschrift.
Die häufigsten Fehler
Sie existiert nicht. In vielen kleinen Betrieben gibt es sie schlicht nicht, weil die Pflicht als Thema großer Industriebetriebe gilt.
Sie ist veraltet. Erstellt bei der Gründung, seither nie angefasst, obwohl Maschinen, Räume und Tätigkeiten längst andere sind.
Sie ist unvollständig. Psychische Belastungen, Mutterschutz und Bildschirmarbeit fehlen regelmäßig.
Sie hat keine Folgen. Die Gefährdungen sind erfasst, Maßnahmen festgelegt, aber niemand ist zuständig, nichts wird überprüft.
Sie wollen Ihre Gefährdungsbeurteilung erstellen oder auf den aktuellen Stand bringen? Unsere Fachkraft für Arbeitssicherheit begleitet Ermittlung, Beurteilung und Dokumentation, und die Unterweisungen bauen darauf auf. Wo Ihr Betrieb steht, zeigt der kostenlose Arbeitsschutz-Check in unter einer Minute.
Häufige Fragen
Ist die Gefährdungsbeurteilung auch für Kleinbetriebe Pflicht?
Ja. § 5 ArbSchG gilt ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von Branche und Größe. Auch die Dokumentationspflicht nach § 6 ArbSchG kennt seit 2013 keine Ausnahme mehr für kleine Betriebe; der Umfang der Unterlagen richtet sich nach Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten.
Wer darf die Gefährdungsbeurteilung erstellen?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er kann die Durchführung auf fachkundige Personen übertragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG) und wird von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt beraten. Die Verantwortung bleibt bei ihm, auch wenn ein externer Dienstleister die Beurteilung erstellt.
Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?
Sie ist fortzuschreiben, sobald sich die Verhältnisse wesentlich ändern: neue Tätigkeiten, Arbeitsmittel oder Arbeitsstoffe, Umbauten, Unfälle, neue Erkenntnisse. Ein fester Turnus ist im Arbeitsschutzgesetz nicht vorgeschrieben; eine jährliche Überprüfung hat sich als Nachweis bewährt. Einzelne Verordnungen, etwa die Gefahrstoffverordnung, verlangen eine regelmäßige Überprüfung ausdrücklich.
Reicht eine Vorlage aus dem Internet?
Nur als Gerüst. Die Beurteilung muss die tatsächlichen Gefährdungen Ihrer Arbeitsplätze erfassen. Eine unveränderte Mustervorlage, in der Gefährdungen stehen, die es im Betrieb nicht gibt, und solche fehlen, die es gibt, erfüllt die Pflicht nicht. Brauchbare branchenbezogene Handlungshilfen stellen die Berufsgenossenschaften bereit.
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