Beide Modelle werden im selben Atemzug genannt und kosten Ähnliches. Sie lösen aber unterschiedliche Aufgaben: Eine Plattform dokumentiert Ihre Pflichten, ein bestellter Beauftragter erfüllt sie. Dieser Text zieht die Grenze – und sagt, wann die Software die richtige Wahl ist.
Software hält nach, was zu tun ist. Ein Beauftragter ist derjenige, den das Gesetz meint.
Das klingt nach einer Feinheit, entscheidet aber, ob eine Pflicht erfüllt ist. Drei der gesetzlichen Pflichten für Unternehmen sind ausdrücklich an eine Person geknüpft – nicht an ein Verfahren und nicht an ein System.
Art. 37 Abs. 1 DSGVO verlangt die Benennung einer Person. Nach Absatz 5 geschieht das auf Grundlage ihrer beruflichen Qualifikation und ihres Fachwissens; Absatz 6 stellt frei, ob sie Beschäftigte ist oder auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags arbeitet.
Was eine Software hier leisten kann: Eine Software kann das Verarbeitungsverzeichnis führen und Fristen überwachen. Benannt werden kann sie nicht.
§ 5 Abs. 1 ASiG verlangt die schriftliche Bestellung einer Fachkraft und die Übertragung der Aufgaben nach § 6. § 7 ASiG bindet die Bestellung an Berufsbezeichnung und sicherheitstechnische Fachkunde.
Was eine Software hier leisten kann: Eine Software kann Prüffristen und Unterweisungen nachhalten. Begehen, beraten und Unfallursachen untersuchen kann sie nicht.
§ 12 Abs. 1 HinSchG verlangt eine eingerichtete und betriebene Meldestelle, ab 50 Beschäftigten (Abs. 2). Nach § 15 Abs. 2 hat der Beschäftigungsgeber dafür zu sorgen, dass die beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.
Was eine Software hier leisten kann: Eine Software kann den Meldekanal bereitstellen. Die Meldung prüfen, Kontakt halten und Folgemaßnahmen ergreifen muss ein Mensch.
Welcher passt, hängt weniger am Preis als daran, wer die Fachkunde mitbringt.
| Modell | Größenordnung | Was Sie bekommen | Was es voraussetzt |
|---|---|---|---|
| Software-Abo | rund 100 bis 280 € im Monat | Eine Plattform, auf der Sie Fristen, Unterweisungen, Verzeichnisse und Nachweise führen. Die Pflichten erfüllen Sie selbst. | Jemanden im Haus, der die geforderte Fachkunde hat und die Plattform pflegt. |
| Interne Lösung | keine Lizenz, aber Ausbildung und Arbeitszeit | Sie benennen eigene Beschäftigte und bilden sie aus – etwa zur Fachkraft für Datenschutz oder zur Fachkraft für Arbeitssicherheit. | Freigestellte Arbeitszeit, eine Vertretung und Freiheit von Interessenkonflikten. Wer IT, Personal oder Geschäftsführung verantwortet, kann nicht Datenschutzbeauftragter sein. |
| Bestellte Beauftragte | 399,38 € im Monat für alle drei Pflichten | Externer Datenschutzbeauftragter, externe Fachkraft für Arbeitssicherheit, ausgelagerte Meldestelle – benannte Personen, digitale Dokumentation inklusive. | Nichts im Haus. Der Betrag gilt für 50 Beschäftigte in Betreuungsgruppe III, die Meldestelle mit 24 Monaten Laufzeit. |
Die Spanne beim Software-Abo ist eine Marktbeobachtung vom 23. September 2026; maßgeblich ist immer die Preisseite des jeweiligen Anbieters. Der tribeta-Betrag ist kein Listenpreis, sondern das Ergebnis einer Rechnung: Die Einsatzstunden der Fachkraft folgen der DGUV Vorschrift 2 und hängen an Beschäftigtenzahl und Betreuungsgruppe. Für Ihren Betrieb durchrechnen
Sieben Kriterien, vier Wege – ohne Namen einzelner Anbieter.
Zu den drei Wegen oben kommt hier die Kanzlei oder Beratung nach Stunden hinzu, die viele Betriebe für den Datenschutz beauftragen.
| Kriterium | Software-Abo | Interne Lösung | Kanzlei oder Beratung | tribeta |
|---|---|---|---|---|
| Benannte Person nach DSGVO, ASiG und HinSchG | nein: Software kann nicht benannt werden | ja: eigene, ausgebildete Beschäftigte | teilweise: meist nur Datenschutz | ja: für alle drei Pflichten |
| Arbeitssicherheit mit Begehung vor Ort | nein: nicht enthalten | ja: mit eigener Fachkraft | nein: nicht üblich | ja: Fachkraft und Betriebsarzt |
| Hinweise prüfen und Fälle begleiten | teilweise: Meldeportal, Prüfung selbst | ja: mit Fachkunde im Haus | teilweise: teils als Ombudsperson | ja: externe Meldestelle |
| Kostenmodell | Abo pro Monat | Ausbildung und Arbeitszeit | meist nach Stunden | Festpreise, im Arbeitsschutz nach Betriebsgröße |
| Preise ohne Gespräch einsehbar | teilweise: teils nur auf Anfrage | entfällt | nein: selten | ja: Kernleistungen im Konfigurator |
| Aufwand im eigenen Haus | hoch: Pflichten selbst erfüllen | hoch: Zeit, Vertretung, Weiterbildung | mittel | gering |
| Schulungen für Beschäftigte | ja: oft enthalten | teilweise: selbst organisieren | teilweise: als Zusatzleistung | ja: online buchbar, mit Nachweis |
Einschätzung nach typischem Leistungsumfang der Modelle, ohne Namen einzelner Anbieter. Stand September 2026.
Dann ist ein Software-Abo das günstigere und meist auch das bessere Mittel.
Dann hilft kein System, sondern nur eine Bestellung.
Beides schließt sich nicht aus. Wer bereits eine Plattform betreibt, kann sie weiternutzen – die Beauftragten arbeiten darin mit.
Nein. Art. 37 Abs. 1 DSGVO verlangt die Benennung einer Person, Absatz 5 knüpft sie an deren berufliche Qualifikation und Fachwissen. Eine Software kann die Arbeit dieser Person unterstützen – das Verzeichnis führen, Fristen überwachen, Betroffenenanfragen dokumentieren – aber sie kann nicht benannt werden und haftet nicht.
Wenn die Fachkunde im Haus vorhanden ist und nur die Organisation fehlt. Ein Betrieb mit einer ausgebildeten Fachkraft für Arbeitssicherheit und einem benannten internen Datenschutzbeauftragten braucht keine externen Beauftragten, sondern ein Werkzeug, das Fristen, Nachweise und Dokumente zusammenhält. Dafür ist eine Plattform das günstigere und oft bessere Mittel.
Weil ein anderer Leistungsumfang dahintersteht. Im Software-Abo zahlen Sie für die Plattform und erbringen die Leistung selbst. Bei bestellten Beauftragten zahlen Sie für die Arbeitszeit qualifizierter Personen: Begehungen, Beratung, Fallbearbeitung, Dokumentation. Bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit gibt die DGUV Vorschrift 2 die Einsatzstunden sogar zahlenmäßig vor.
Ja, und in der Praxis ist das der Normalfall. tribeta stellt die Beauftragten und bringt die digitale Dokumentation mit; wer bereits eine Plattform betreibt, kann sie weiternutzen. Die Pflichten sind einzeln buchbar – niemand muss alle drei bei einem Anbieter bündeln.
Im Erstgespräch sehen wir uns an, welche Pflichten bei Ihrer Betriebsgröße greifen und was davon intern abgedeckt ist. Wenn daraus kein Auftrag wird, ist das ein brauchbares Ergebnis.